REKISTERISELOSTE

Henkilötietolaki (523/1999) 10 §
Laatimispäivä: 17.8.2020

1. A) Rekisterinpitäjä

Lakeuden Omaishoitajat ry
Kauppakatu 1, 2krs
60100 Seinäjoki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Sari Riskumäki, puheenjohtaja
040 549 3659
sari.riskumaki(at)netikka.fi

3. Rekisterin nimi

Lakeuden Omaishoitajat ry:n ja sen hallinnoimien hankkeiden asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteri on perustettu yhdistyksen asioista tiedottamiseen, toimintaan ja arviointiin. Rekisterissä on sekä yhdistyksen jäsenten tietoja että muiden toimintaan osallistuvien henkilöiden, yhteistyökumppaneiden ja sidosryhmien tietoja.

Henkilötietoja voidaan käsitellä, kun asiakas on yhdistykseen yhteydessä, osallistuu yhdistyksen järjestämään toimintaan tai saa tiedotuspostia yhdistykseltä. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös yhdistyksen jäsenyyteen tai tiedotukseen liittyvissä asioissa.

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaasta voidaan tallettaa nimi ja osoitetiedot sekä sähköposti ja puhelinnumero. Asiakkaita voidaan luokitella myös toiminnan mukaan, esim. tiettyyn vertaistukiryhmään osallistuneet tai sähköisen uutiskirjeen tilanneet jne.

Joistain toiminnoista tietoja kerätään tarkemmin. Esimerkiksi Ovet-valmennukseen hakevista kerätään hakuprosessin yhteydessä taustatietoja omaishoitotilanteesta, omaishoidon tuen saannista, aiemmista valmennuksista sekä perusteluita osallistumiselle. Myös vapaaehtoistoimijoilta voidaan kerätä tarkempia, toiminnassa tarpeellisia tietoja.

Lisäksi asiakkaista voidaan nimettömänä kerätä tai arvioida seuraavia tietoja: omaishoitotilanne (olemassa oleva, päättynyt) sukupuoli, ikä, kauanko omaishoitajuus on kestänyt ja hoivasuhteen muoto (puoliso-hoitaja, erityislapsen vanhempi, omaa vanhempaansa hoitava, muu omaishoitotilanne) tieto omaishoidontuen saamisesta, tieto yhdistyksen jäsenyydestä, tieto onko osallistunut yhdistyksen toimintaan aiemmin sekä muita toiminnan kehittämisen ja järjestämisen kannalta tärkeitä tietoja.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Varsinaista yhdistyksen jäsenrekisteriä pitää Omaishoitajaliitto ry, jolta yhdistys saa ajantasaisen tiedon jäsenistä. Lisäksi omia yhdistyksessä säilytettäviä rekisteritietoja kertyy yhdistyksen ja sen hankkeiden toiminnasta, kun asiakkaat osallistuvat tapahtumiin, ryhmiin ja valmennuksiin, luovuttavat itse tietonsa esim. tiedotusta varten tai ovat muilla tavoin yhteydessä yhdistykseen. Tietoja saadaan myös yhteistyökumppaneilta yhteisistä tilaisuuksista tai jos asiakas on antanut luvan tietojen luovuttamiseen.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolisille toimijoille. Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan siinä tapauksessa, että esimerkiksi toimintaa, johon asiakas on osallistunut, on järjestetty yhteistyössä toisen toimijan kanssa ja toinen toimija pyytää saada yhteiseen toimintaan osallistuneiden asiakastietoja toiminnan järjestämistä, omaa tilastointia tai tiedotusta varten. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa viranomaisen pyynnöstä tai asiakkaan tietoisesta suostumuksesta, esimerkiksi tartuntatautilain pykälään 24 liittyen. Tietoja säilytetään 12 kk toimintakauden päättymisestä.Toimintakausi on yksi kalenterivuosi. Tilanteissa, joissa on kysymys hankkeiden rahoittajan (Stea) tarkoittamasta asiakasvalinnasta, asiakkaiden valintaa koskevat asiakirjat säilytetään ohjeiden mukaisesti 10 vuotta.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan taloustalueen ulkopuolelle

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A) Manuaalinen aineisto
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tilassa.

B) ATK:lla käsiteltävät tiedot
ATK:lla käsiteltäviä tietoja säilytetään salasanalla suojattuna työtietokonella tai ulkoisella kovalevyllä, joka on lukitussa tilassa. Jokaisella yhdistyksen toimijalla on oma sähköposti, joka on suojattu salasanalla. Yhdistyksen sähköinen uutiskirje ja sen rekisteri on suojattu salasanalla, joka on muutamien henkilöiden tiedossa. Myös muut sähköiset rekisterit, kuten sähköiset ilmoittautumiset ja verkko-osallistumisesta muodostuvat rekisterit, ovat suojattu salasanalla.